Prioritization and Weighted Scoring — Önceliklendirme ve Ağırlıklı Puanlama

30 saniyede özet

Önceliklendirme, girişimlerin göreli önemini ve kaynak alma sırasını değerlendirmektir. Ağırlıklı puanlama, bu değerlendirmede kullanılan ölçütlerin önemini farklı ağırlıklarla ifade eden yöntemdir. Stratejik katkı, müşteri etkisi, risk azaltımı ve uygulanabilirlik gibi ölçütler ortak tanımlarla puanlanır. Her puan kendi ağırlığıyla çarpılır, sonuçlar toplanır. Sayısal çıktı, tercihlerin gerekçesini görünür kılar; tek başına uygulanabilir bir plan oluşturmaz. Sonuçlar kapasite, bağımlılık, zorunlu koşullar ve veri güvenilirliğiyle birlikte değerlendirilmelidir. Küçük ağırlık değişiklikleri sıralamayı değiştiriyorsa, kararın belirsizliği ayrıca konuşulmalıdır.

Neden önemli?

Bir yönetim toplantısında bütün projeler önemli olabilir. Müşteri ekibi yenileme riskini, ürün ekibi büyüme fırsatını, teknoloji ekibi altyapı sorununu anlatır. Ortak ölçütler bulunmadığında tartışma en güçlü sunumu yapan veya en acil talebi getiren kişinin etrafında şekillenebilir. Karar alınsa bile hangi değerin neden tercih edildiği açık kalır.

Ağırlıklı puanlama, bu tercihleri konuşulabilir hale getirir. Kurum müşteri etkisine mi, yakın dönemdeki faydaya mı, risk azaltımına mı daha fazla önem veriyor? Aynı kanıt farklı ekipler tarafından benzer biçimde değerlendiriliyor mu? Yöntemin yararı, bu sorulara açıklık getirmesidir. Matematiksel işlem basit olsa da ölçütlerin seçilmesi ve puanların yorumlanması yönetim muhakemesi gerektirir.

Üst yönetim açısından model, stratejik önceliklerin kaynak kararlarına nasıl yansıdığını gösterir. Ancak her şeyi tek puanda toplamak bazı önemli farkları gizleyebilir. Zorunlu tarih, kritik güvenlik koşulu veya başka bir projenin ön hazırlığı yalnızca düşük bir ağırlıkla temsil edilirse karar yanıltıcı olabilir. Bu tür koşullar, uygun durumlarda puandan ayrı ele alınmalıdır.

Terim nedir?

Prioritization, seçeneklerin önem veya aciliyet bakımından karşılaştırılmasıdır. Proje seçimi hangi girişimlerin yapılacağını belirlerken önceliklendirme bunlar arasındaki göreli tercihi destekler. Başlatma sırası ise kaynakların hazır olduğu döneme ve bağımlılıklara da bağlıdır. Bağımlılık, bir çalışmanın ilerlemek için başka bir teslimatı veya koşulu beklemesidir. Bu nedenle en yüksek puanlı iş her zaman ilk başlayan iş olmayabilir.

Weighted scoring, yani ağırlıklı puanlama, her ölçütün toplam değerlendirmede ne kadar etkili olacağını belirler. Aynı ölçek kullanıldığında toplam puan, ölçüt puanlarıyla ağırlıkların çarpımlarının toplamıdır. Ağırlıkların toplamını yüzde 100 olarak tanımlamak yaygın ve anlaşılır bir uygulamadır. Farklı ölçekler kullanılıyorsa puanların karşılaştırılabilir hale getirilmesi gerekir; aksi halde geniş sayısal aralığa sahip ölçüt sonucu baskılayabilir.

Puan ölçeğinin anlamı açık olmalıdır. “Müşteri etkisi yüksek” ifadesi herkes için aynı anlama gelmeyebilir. Etkilenen müşteri grubu, sorunun önemi ve mevcut kanıt birlikte değerlendirilir. Her puan düzeyi için açıklama belirlemek tutarlılığı artırır. Maliyet veya risk gibi düşük olması tercih edilen ölçütlerde puan yönü de açıklanmalıdır. Yüksek riskin yanlışlıkla yüksek öncelik üretmesi kolay bir tasarım hatasıdır.

Toplanabilir puan modeli, bir ölçütteki güçlü katkının başka bir ölçütteki zayıflığı telafi edebileceğini kabul eder. Bazı koşullar için bu uygun değildir. Örneğin çözümün gerekli güvenlik şartlarını karşılayamaması, yüksek müşteri etkisiyle telafi edilemez. Bu durumda önce uygunluk koşulu uygulanır; yalnızca koşulu geçen seçenekler karşılaştırılır. Koşullar ilgili yetkililerle doğrulanmalıdır.

Aynı faydayı birden fazla ölçütte tekrar saymamak da önemlidir. Gelir etkisi ve müşteri etkisi tamamen aynı varsayıma dayanıyorsa model bu katkıyı iki kez ödüllendirebilir. Veri güvenilirliği puandan ayrı gösterilebilir. Ayrıca duyarlılık analizi, ağırlıklar veya belirsiz puanlar değiştiğinde sıralamanın nasıl etkilendiğini incelemektir. Bu analiz modelin hangi kararlarda daha fazla araştırma gerektirdiğini gösterebilir.

Gerçek vaka: AmeriHealth Mercy'nin stratejik değer değerlendirmesi

PMI'nin 2009 tarihli AmeriHealth Mercy vaka çalışması, kuruluşun portföy süreçlerindeki iyileştirmeleri anlatıyor. Kaynak, hedef belirleme ve proje önceliklendirmesinde tutarlı yaklaşım eksikleri bulunduğunu belirtiyor. Kuruluş stratejik uyum, net bugünkü değer, risk ve karmaşıklık üzerinden projeleri değerlendirmeye başlamış. Net bugünkü değer, gelecekte beklenen nakit akışlarını bugüne indirgeme yoluyla yatırım değerlendirmesinde kullanılan ölçüdür.

Vaka ayrıca 10–15 soruluk Strategic Value Assessment, yani Stratejik Değer Değerlendirmesi aracını açıklıyor. Yanıtlar ağırlıklı puanın parçası haline getiriliyor ve farklı işlevlerden kıdemli yöneticilerin oluşturduğu komiteye sunuluyordu. Komite girişimin takip edilmeye değer olduğuna karar verirse, nihai onay ve öncelik için ek maliyet tahminleri istiyordu.

Bu vakadan çıkarılabilecek ders, değerlendirmenin bilgi olgunluğuna göre aşamalı yürütülebilmesidir. Her fikir için baştan ayrıntılı maliyet analizi yapmak gerekmeyebilir. Ancak kaynak modelin bütün ağırlıklarını paylaşmıyor; burada kuruluşa ait puan tablosu uydurulmuyor. Anlatım, o tarihte devam eden süreç geliştirmelerini aktarıyor; kesin bir uzun vadeli başarı oranı sunmuyor.

Kaynak: PMI, AmeriHealth Mercy Family of Companies, 27 Mayıs 2009.

Varsayımsal örnek: Müşteri kurulumu mu, raporlama mı?

Bir yazılım şirketi müşteri kurulumunu kolaylaştıran A girişimi ile yönetim raporlamasını geliştiren B girişimini karşılaştırsın. Uygunluk koşulları ayrıca kontrol edilmiş olsun. Stratejik katkının ağırlığı yüzde 40, müşteri etkisinin yüzde 35, uygulanabilirliğin yüzde 25 olarak belirlensin. Bütün ölçütlerde 1 düşük, 5 yüksek tercih değerini göstersin.

A girişiminin puanları sırasıyla 5, 4 ve 2 olsun. Toplamı, 5 çarpı 0,40, 4 çarpı 0,35 ve 2 çarpı 0,25 değerlerinin toplamıyla 3,90 olur. B girişiminin puanları 3, 3 ve 5 olsun. Aynı işlemle toplamı 3,50 çıkar. Model A'yı daha yüksek gösterir; fakat A'nın uygulanabilirlik puanı zayıftır.

Yönetim bu farkın nedenini inceler. Gerekli veri bağlantısı hazır değilse, önce hazırlık çalışması yapılması gerekebilir. Müşteri etkisi puanı yalnızca az sayıda görüşmeye dayanıyorsa ek doğrulama istenebilir. Böylece puan, otomatik başlatma talimatı yerine tartışılacak koşulları görünür kılar.

Uygulanabilirliğin ağırlığı artırıldığında sıralama değişiyorsa kararın hangi tercihe duyarlı olduğu anlaşılır. Yönetim ağırlıkları sonucu istediği yöne çevirmek için değiştirmemelidir. Değişiklik, kurum önceliğindeki gerekçeli farklılığı yansıtmalı ve karşılaştırılan bütün girişimlere tutarlı biçimde uygulanmalıdır.

Yaygın üç hata

Ölçütleri puanlamadan sonra değiştirmek

Tercih edilen projenin kazanması için ağırlıkları düzenlemek değerlendirmeye güveni zayıflatır. Ölçütleri ve ağırlıkları karşılaştırmadan önce belirleyin. Stratejik değişiklik nedeniyle güncelleme gerekiyorsa gerekçeyi kaydedin ve bütün seçenekleri yeniden değerlendirin.

Puanı kanıt yerine kullanmak

Sayısal görünüm, dayandığı bilgiden daha güvenilir değildir. Her puanın gerekçesini ve veri kaynağını belirtin. Bilinmeyeni düşük etkiyle karıştırmayın; belirsizliği ayrıca gösterin. Birbirine yakın toplamlar için küçük farkları kesin üstünlük gibi sunmayın.

Sıralamayı uygulanabilir plan saymak

Yüksek puanlı girişimler aynı uzmanları kullanabilir veya başka işlerin tamamlanmasını bekleyebilir. Öncelik sırasını kapasite ve bağımlılıklarla birlikte değerlendirin. Yönetimin puandan farklı karar vermesi mümkündür; bu durumda kısıt veya istisna gerekçesi açıklanmalıdır.

Mini uygulama: Puanlama tasarım şablonu

Bir karar grubu için aşağıdaki alanları doldurun. Önce geçmişte bildiğiniz birkaç girişim üzerinde deneyerek farklı kişilerin aynı kanıta benzer puan verip vermediğini inceleyin.

Karar amacı: Hangi seçenekler hangi amaçla karşılaştırılacak?
Uygunluk: Puanlamadan önce hangi koşullar kontrol edilecek?
Ölçüt: Her ölçüt hangi farklı katkıyı değerlendiriyor?
Ağırlık: Kurum neden bu önem dağılımını seçiyor?
Ölçek: Her puan düzeyinin açık anlamı nedir?
Kanıt: Puan hangi bilgiye dayanacak?
Belirsizlik: Eksik veya zayıf bilgi nasıl gösterilecek?
Duyarlılık: Hangi değişiklikler sıralamayı etkiliyor?
Uygulama: Kapasite ve bağımlılıklar nasıl kontrol edilecek?
Karar kaydı: Nihai tercih ve gerekçesi kim tarafından kaydedilecek?

Son kontrol için şu soruyu sorun: “Bu puanın yüksek olması bize hangi tercihi açıklıyor, hangi soruları cevapsız bırakıyor?” Modelin sınırlarını görünür kılmak, sayısal karşılaştırmayı daha güvenilir bir yönetim görüşmesine dönüştürür.

İlgili terimler

Strategic Alignment, Project Portfolio Management, Project Intake and Selection, Business Case, Resource Capacity Planning, Dependency Management, Risk Register and Response Planning, Benefits Realization Management, Project Governance, MoSCoW Prioritization