30 saniyede özet

Öğrenilmiş dersler, proje deneyimlerinden gelecekteki kararları ve çalışma yöntemlerini geliştirecek sonuçlar çıkarmaktır. Bilgi aktarımı, bu sonuçların ve uzman deneyiminin başka kişilerin işinde kullanılmasını sağlar. Toplantı yapmak veya belge arşivlemek sürecin yalnızca bir bölümüdür. Dersin bağlamı, dayanağı, önerdiği davranış ve uygulanacağı koşullar açık olmalıdır. Proje yönetim ofisinin, yani PMO’nun katkısı, önemli deneyimleri erişilebilir hale getirmek ve bunları yeni proje planlarına, şablonlara veya uzman görüşmelerine bağlamaktır. Başarı, kaç kayıt oluşturulduğundan çok hangi kararın değiştiği ve uygulamanın nasıl sonuçlandığıyla anlaşılır.

Neden önemli?

Bir proje sonunda müşteri test verisinin geç gelmesinin teslimatı aksattığı yazılır. Sonraki projede aynı konu yine takvimin sonuna bırakılır. Önceki ekip deneyimini kaydetmiştir, fakat yeni ekibin kararında değişiklik olmamıştır. Kurumun bilgisi artmış görünürken çalışma biçimi aynı kalmıştır.

Bu kopukluk, deneyimin kişisel ilişkilerde kalmasıyla da ortaya çıkar. Kıdemli bir çalışan hangi tedarikçinin belirli konuda yardımcı olduğunu veya hangi onay adımının uzun sürdüğünü bilir. Yeni çalışan aynı bilgiyi bulamadığı için kendi denemelerini yapar. Uzman kurumda olsa bile ona ulaşmanın yolu belli değilse bilgi kullanılamaz.

Yönetici açısından öğrenilmiş dersler, tekrar eden maliyet ve gecikmelerin nedenini anlamaya yardımcı olur. İş analisti açısından hangi gereksinimlerin erken doğrulanması gerektiğini gösterir. Ürün sahibi için önceki teslimatların kullanıcı geri bildirimini yeni önceliklere bağlar. PMO ise projeler arasındaki benzer örüntüleri görerek tek bir ekibin deneyimini ortak iyileştirmeye dönüştürebilir.

Her deneyim genel bir kurala dönüşmemelidir. Bir müşteride işe yarayan yaklaşım, başka bir müşterinin yetki düzeninde uygulanamayabilir. Dersin değeri, önerinin yanında sınırlarının da bilinmesidir. Geçmişi kopyalamak yerine geçmişten gelen kanıtla daha iyi soru sormak gerekir.

Terim nedir?

Lessons learned, öğrenilmiş dersler, olumlu veya olumsuz deneyimin analiz edilerek sonraki işlerde kullanılabilecek bilgiye dönüştürülmesidir. Olayın kaydı başlangıçtır. Bir ders; ne olduğunu, sonucu, muhtemel veya doğrulanmış nedeni, işe yarayan karşılığı ve önerilen davranışı açıklamalıdır. “İletişim geliştirilmeli” gibi bir ifade, kimin hangi bilgiyi ne zaman paylaşacağını göstermediği için uygulama açısından zayıftır.

Knowledge transfer, bilgi aktarımı, bilginin başka kişi veya ekiplerin karar ve uygulamalarında kullanılmasını destekler. Açık bilgi; prosedür, kontrol listesi veya karar kaydı gibi belgelenebilir içeriktir. Örtük bilgi ise kişinin deneyimle geliştirdiği ve bütünüyle yazıya dökmesi zor olan değerlendirme becerisidir. Bir sorunun hangi işaretten anlaşılacağını görmek veya bir görüşmede doğru soruyu seçmek bu tür deneyime dayanabilir.

Belgeleme ile etkileşim bu nedenle birbirini tamamlar. Kısa bir ders kaydı, yeni ekibin ilgili uzmanı bulmasını sağlayabilir. Uzmanla yapılan görüşme ise kayıtta yer almayan koşulları açıklığa kavuşturabilir. Mentorluk, deneyimli kişinin diğerinin gelişimini desteklemesidir. Uygulama topluluğu, benzer işleri yapan kişilerin sorun ve yöntemleri birlikte ele aldığı gruptur.

Öğrenme yalnızca proje kapanışında yapılmamalıdır. Önemli bir karar, hata, başarılı uygulama veya aşama tamamlandığında bilgi henüz güncelken değerlendirme yapılabilir. Proje sonundaki inceleme, bu kayıtları bütünleştirir. Yeni proje başlangıcında ilgili derslerin gözden geçirilmesi ise aktarımı planlama kararına bağlar.

Bir kaydın erişilebilir olması, doğru ve güncel olduğu anlamına gelmez. Kaynak, tarih, uygulama koşulları ve ilgili uzman belirtilmelidir. Teknoloji veya kurum süreci değiştiğinde öneri yeniden değerlendirilmelidir. Dersin onaylanmış çalışma yöntemine dönüşmesi gerekiyorsa ilgili süreç sahibinin kararı ve değişiklik sorumluluğu tanımlanmalıdır.

Gerçek vaka: Boeing’de kişisel ağın ötesindeki uzmana ulaşmak

PMI’nin Mart 2015 tarihli bilgi aktarımı raporunda, Boeing bilgi yönetimi yöneticisi Tim Bridges şirketin uzman ağı uygulamasını anlatır. Boeing Designated Experts girişimi 2011’de başlatılmış; kurum içinde uzmanlığı doğrulanmış kişilerin bulunabilir hale gelmesi amaçlanmıştır.

Aktarılan örnekte bir program başmühendisi, yüksek sıcaklık ve titreşim testinde özel malzemeden yapılmış valf bağlantısındaki kaynak çatlağıyla karşılaşmıştır. Kişisel ağı üzerinden çözüm aradıktan sonra uzman arama sistemini kullanarak malzeme ve kaynak konusunda ilgili kişiye ulaşmıştır. Rapora göre 30 dakikalık telefon görüşmesi, yakın bir tedarikçiyi içeren çözüm yolunu ortaya çıkarmış; ertesi sabah sorun çözülerek önemli bir program riski giderilmiştir.

Bu vaka, bilginin yalnızca belgede değil, ulaşılabilir uzmanlıkta da bulunduğunu gösterir. Aktarılan süre belirli bir olayın anlatımıdır; her uzman görüşmesinin benzer sürede çözüm üreteceği anlamına gelmez. Uygulama, ihtiyaç duyulan kişiyle bağlantı kurmayı kolaylaştıran bir bilgi aktarımı örneğidir.

Kaynak: Tim Bridges, “Boeing Creates Culture of Knowledge Sharing”, PMI, Capturing the Value of Project Management Through Knowledge Transfer raporu, Mart 2015.

Varsayımsal örnek: Müşteri test verisinin planlamaya erken bağlanması

Bir yazılım şirketinde kurumsal entegrasyon projeleri, müşteri test verisinin geç hazırlanması nedeniyle tekrar tekrar bekler. Proje kapanış notlarında “Müşteri hazırlığı yetersizdi” ifadesi bulunur. Ancak hangi hazırlığın eksik olduğu ve yeni projede neyin değişmesi gerektiği açıklanmamıştır.

PMO, ilgili iş analistleri ve proje yöneticileriyle olayları inceler. Bazı müşteriler hangi veri alanlarının gerektiğini geç öğrenmiştir. Bazılarında veri paylaşım izni alınmamıştır. Başka bir projede ise gönderilen veri, gerekli test senaryolarını temsil etmemiştir. Benzer sonuçların farklı nedenlerden doğduğu anlaşılır.

Dersler bu nedenlere göre ayrılır. Yeni entegrasyonlarda veri ihtiyacının ve kabul edilebilir örneklerin erken görüşülmesi, paylaşım sorumlusunun belirlenmesi ve izin koşullarının doğrulanması önerilir. Takvimde yalnızca “Test verisi teslimi” yazmak yerine, verinin kullanılabilirliğinin nasıl kontrol edileceği açıklanır.

Yeni projenin iş analisti, başlangıçta ilgili dersleri inceler ve önceki projede çalışan uzmanla görüşür. Uzman, bazı müşteri gruplarında sentetik test verisinin yeterli olabildiğini; bazılarında gerçek veri özelliklerini temsil eden örneklerin gerektiğini açıklar. Sentetik veri, test amacıyla üretilen veridir. Yeni ekip, müşteri koşullarına uygun yaklaşımı seçer.

Plan güncellenir; müşteri sorumlusu, veri koşulları ve doğrulama adımı tanımlanır. PMO, dersin okunduğunu kaydetmekle yetinmez. Hangi plan kararının değiştiğini ve verinin test başladığında kullanılabilir olup olmadığını izler. Yeni gecikme yaşanırsa aynı öneriyi tekrar etmek yerine nedeni yeniden inceler. Böylece ders, değişmez bir talimattan çok doğrulanabilir bir iyileştirme önerisi olarak kullanılır.

Yaygın üç hata

  1. Olayı yazıp dersi çıkarmamak. “Onay gecikti” ifadesi bir gözlemdir. Neden geciktiği, etkisi ve sonraki projede değiştirilecek davranış açıklanmalıdır. Nedene ilişkin kanıt yoksa yorum kesin bilgi gibi sunulmamalıdır. Başarılı sonuçların neden işe yaradığı da aynı dikkatle incelenmelidir.
  2. Bilgiyi bulmayı kişisel ilişkilere bırakmak. Uzun arşivler ve belirsiz başlıklar, yeni ekiplerin ilgili deneyime ulaşmasını zorlaştırır. Kategori, anahtar kelime, uygulama koşulu ve uzman bağlantısı eklenmelidir. Bilgi paylaşımı için zaman ayrılmazsa erişilebilir görünen uzman ağı da fiilen kullanılamayabilir.
  3. Geçmiş öneriyi sorgulamadan standartlaştırmak. Dersin oluştuğu müşteri, teknoloji ve kaynak koşulları değişmiş olabilir. Öneri mevcut bağlamda değerlendirilmelidir. Bir sürece eklenen yeni kontrolün sağlayacağı yarar ve takip yükü birlikte incelenmelidir. Gereksiz hale gelen kayıtların gözden geçirilmesi de bilgi kalitesinin parçasıdır.

Mini uygulama: Bir deneyimi sonraki karara bağlamak

Yakın zamanda yaşanan önemli bir olay seçin. İlgili kişilerle aşağıdaki kısa kaydı hazırlayın. Amaç olayın bütün hikâyesini yazmak değil, başka ekibin kullanabileceği karar bilgisini ortaya çıkarmaktır.

Dersin başlığı ve kategorisi
—
Proje, tarih ve çalışma koşulları
—
Beklenen sonuç ve gerçekleşen olay
—
Etkilenen hedef ve kanıt
—
Doğrulanmış nedenler
—
Belirsiz kalan açıklamalar
—
İşe yarayan veya yaramayan karşılık
—
Önerilen davranış ve uygulanacağı koşullar
—
Önerinin geçerli olmayabileceği durumlar
—
Güncellenecek süreç, şablon veya plan
—
İlgili uzman ve süreç sahibi
—
Uygulama sorumlusu ve gözden geçirme tarihi
—
Sonraki kullanım ve sonuç kanıtı
—

Yeni proje başlangıcında ilgili kayıtları seçip plan kararlarıyla ilişkilendirin. Gerekli uzman görüşmesini düzenleyin ve öğrenilen bilgiyi ekip içinde paylaşın. PMO, kayıt sayısının yanında hangi önerilerin uygulandığını, tekrar eden sorunları ve yapılan süreç değişikliklerini izleyerek bilgi aktarımını kurumsal öğrenmeye bağlayabilir.

İlgili terimler

Knowledge Management, Tacit Knowledge, Explicit Knowledge, Community of Practice, Mentoring, Retrospective, After Action Review, Root Cause Analysis, Decision Log, Knowledge Repository, Continuous Improvement, Organizational Learning